A gente sabe que, muitas vezes, reunião vira sinônimo de perda de tempo. É um tal de esticar o papo, fugir do assunto e, no fim das contas, a gente sai com a cabeça cheia, mas sem nenhuma ação concreta para tocar os projetos de evento ou de comunicação. Pior ainda: a gente perde um tempão que vale ouro!
Para dar um chega pra lá nessa improdutividade, a gente reuniu umas dicas práticas. Elas vão te ajudar a ser produtiva de verdade, terminar no horário e sair com tudo resolvido.
1. defina o “porquê” e o “quem”
Antes de mandar o convite, pare e pense: esta reunião precisa mesmo acontecer? Se a ideia é só dar um recado ou passar um informe, um e-mail rapidinho ou uma mensagem no WhatsApp podem resolver, tá?
- Objetivo na lata:
Se a reunião é inevitável, tenha um objetivo superclaro. Você quer discutir um draft? Tomar uma decisão? Traçar o cronograma? Escreva isso no convite para todo mundo ir na mesma página. - Time enxuto:
Chame só quem é essencial e tem algo a contribuir de fato. Aquela regra de “duas pizzas” (do Jeff Bezos) é uma ótima: se não dá para alimentar todo mundo com duas pizzas, tem gente demais! Se a pessoa só precisa saber o que foi decidido, manda um resumo depois.
2. PARA NÃO PERDER O FIO DA MEADA
Com o objetivo e o time certos, é hora de fazer a reunião acontecer sem dispersão.
- Pauta é lei:
Mande a pauta antes para o pessoal poder se preparar e pensar nas soluções. Liste os tópicos e determine um tempo para cada um. Se a conversa fugir muito, o condutor (o líder da reunião) precisa trazer o assunto de volta, sem medo. - Cronômetro no gatilho:
Estabeleça um horário para começar e, o mais importante, para terminar. Um papo de 45 minutos costuma dar conta do recado, mas até 25 ou 30 minutos podem ser suficientes se for um daily mais ágil. O ideal é que todos saibam que o tempo é precioso e vão direto ao ponto. - Menos é mais em apresentações:
Evite o PowerPoint gigante. Use recursos visuais, como vídeos ou ppts, só para dar o pontapé inicial ou quando eles são realmente relevantes e curtos. A ideia é priorizar a interação e a discussão. Enviar a apresentação antes para todos checarem e chegarem prontos é uma ótima solução também! - Foco total:
Peça para o pessoal deixar o celular de lado e evitar conversas paralelas. O foco aqui é resolver a parada.
3. A LISTA DE TAREFAS FINAL
Uma reunião que termina e não gera ação é um tiro n’água. Para fechar com chave de ouro e garantir que o tempo de todo mundo valeu a pena, faça o seguinte:
- Resumo e próximos passos:
Conclua com um resumo claro do que foi decidido. Defina um plano de ação concreto. - Quem faz o quê e quando:
Delegue as responsabilidades para cada pessoa e, principalmente, defina os prazos. Tem que sair da sala com a tarefa e a data de entrega na ponta do lápis (ou do teclado, né?). - Documentação:
Anote tudo que foi decidido em um lugar fácil de todo mundo acessar. Isso ajuda no acompanhamento. Usar uma IA que resume a reunião é uma ótima estratégia para economizar tempo e criar referência para quem não conseguiu entrar na reunião, mas precisa ficar a par do que foi discutido.
Se você seguir esse guia, pode ter certeza que suas reuniões vão ser mais produtivas, curtas e, o melhor de tudo, menos estressantes para você e para a sua equipe.
A gente aqui na Zord sabe que a eficiência e o foco no resultado são a alma do negócio, principalmente em projetos de comunicação e eventos. É por isso que, quando a gente coloca a mão na massa na produção audiovisual e criação de conteúdo estratégico para você, o nosso propósito é garantir que cada minuto investido traga o máximo de retorno.
E ter um parceiro que te dá previsibilidade total dos prazos e passos do projeto é essencial para evitar dezenas de reuniões desnecessárias. E nós, da Zord Studio, priorizamos demais a organização (eu sei, as outras agências e produtoras sempre pecam muito nisso). Acesse nosso site e nos chame para um papo pelo WhatsApp para a gente apresentar nossos diferenciais e como a nossa agência criativa trabalha diferentemente das outras do mercado!
